Научная библиотека НГУ с 2018 года успешно работает на базе АБИС «Руслан-Нео». Функция инвентаризации была добавлена в АБИС в марте 2021 года, и к концу года было отсканировано и проверено около 130 экземпляров книг
Во время внедрения выполнялись доработки и настройки, учитывающие специфику библиотеки, в том числе управление формированием и гибкость настройки отчетов, возможность добавления в параметры отчета файла с идентификаторами отдельно стоящих экземпляров. Функция встроена в АРМ комплектования-каталогизации, и любой библиотекарь с любого компьютера или планшета может работать с ней (конечно, если администратор настроил ему права на работу с инвентаризацией).
С момента перехода на «Руслан-Нео» в нашей библиотеке автоматизированная инвентаризация фонда не проводилась, ранее мы использовали программу собственной разработки. При появлении нового функционала, мы сразу же с энтузиазмом приступили к работе по проверке фондов. С конца марта по конец декабря 2021 года всего по библиотеке было проверено 129 215 экземпляров книг:
- книжный фонд читального зала проверен полностью с 29 марта по 21 апреля – 22 763 экз.
- книжный фонд отдела художественной литературы проверен полностью с 1 июня по 26 октября – 48 822 экз.
- книжный фонд информационно-библиографического отдела проверен полностью с 14 мая по 24 августа – 3 892 экз. книг и 2 549 экз. авторефератов и диссертаций
- книжный фонд книгохранения проверен частично с 25 марта по 24 декабря – 10 157 экз.
- книжный фонд абонемента учебной и научной литературы проверен частично с 6 апреля по 24 мая – 43 581 экз.
В библиотеке принята систематическая расстановка книг. Поэтому инвентаризацию проводили разделами по областям знаний. Для сканирования идентификаторов документов мы применяем два мобильных терминала сбора данных с лазерным считывателем штрихкода CipherLab 8300L. Это оборудование используется нами с 2011 года, так как автоматизированная проверка фонда в библиотеке проводилась и ранее. Возможно в скором будущем мы его обновим.
Работа по сверке фонда проводится в плановом порядке небольшими разделами. Небольшой объем собранной информации легче обрабатывается системой и более удобен для проведения последующей работы персонала. После вывода отчета с результатами инвентаризации сотрудники библиотеки приступают к работе с проверяемым фондом по устранению ошибок. Чем чаще проводится подобная сверка, тем меньше ошибок в расстановке книг, в электронном каталоге АБИС и т.п.
Ждали разработки модуля «Инвентаризация» не только библиотекари, но и сотрудники бухгалтерии. Проводить полную инвентаризацию вручную очень трудоемко и затратно по времени. Вариант автоматизированной проверки их очень устроил. В конце 2021 года директор Научной библиотеки Л.А. Лягушина предоставила в управление бухгалтерского учета НГУ акт о результатах инвентаризации книжного фонда различных отделов. В дальнейшем планируется подобную отчетность предоставлять на регулярной основе.